Nhật Bản, một trong những nền kinh tế hàng đầu thế giới và được coi là cường quốc về khoa học công nghệ cao. Do đó, nhiều doanh nghiệp ở Việt Nam hiện nay đang muốn tìm kiếm cơ hội hợp tác kinh doanh với Nhật Bản hoặc đến đất nước này để tham gia các hội nghị, triển lãm và học hỏi kinh nghiệm.
Tuy nhiên, rất tiếc là người Việt Nam hiện chưa được miễn visa công tác vào Nhật Bản. Vì vậy, nếu bạn đang có ý định sang Nhật Bản để thực hiện những mục đích này, hãy đọc kỹ hướng dẫn thủ tục và kinh nghiệm xin visa công tác Nhật Bản mới nhất trong bài viết này.
1. Visa công tác Nhật Bản là gì?
Visa công tác Nhật Bản, còn được gọi là visa thương mại, là loại thị thực được cấp cho người Việt Nam nhập cảnh vào Nhật Bản với các mục đích sau đây:
- Công tác liên lạc nghiệp vụ, đàm phán, hội nghị, học tập không bao gồm thực hành, ký kết hợp đồng, dịch vụ sau bán hàng
- Giao lưu học thuật – văn hóa
- Giao lưu thể thao, tham gia dự thi v.v
Tuy nhiên, visa công tác Nhật Bản không áp dụng cho những người sang Nhật Bản để làm việc có thu nhập, lương, lao động.
Visa công tác Nhật Bản cho phép người mang quốc tịch quốc gia khác nhập cảnh vào Nhật trong một khoảng thời gian ngắn hạn (tối đa 90 ngày, không phải là 3 tháng). Quy trình chuẩn bị hồ sơ và giấy tờ xin thị thực thương mại Nhật khá phức tạp và rườm rà. Đối với những người không có kinh nghiệm, tỷ lệ bị từ chối visa sẽ rất cao, vì vậy tốt nhất bạn nên nhờ sự tư vấn và hỗ trợ từ bên cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp.
2. Có mấy loại visa công tác Nhật Bản?
Hiện nay, visa công tác Nhật Bản gồm 2 loại chính, tùy vào mục đích nhập cảnh mà bạn có thể chọn loại thị thực phù hợp để tiết kiệm chi phí:
Visa thương mại 1 lần – Single (visa lưu trú ngắn hạn có hiệu lực 1 lần)
- Đối tượng cấp: Công dân có quốc tịch nước ngoài sang Nhật Bản thực hiện các mục đích như trên
- Thời hạn hiệu lực: 3 tháng
- Thời gian lưu trú: 15 ngày
Visa nhiều lần thương mại – Multiple (visa lưu trú ngắn hạn có hiệu lực nhiều lần)
- Đối tượng cấp: Nhân viên chính thức của công ty Nhật là hội viên Hiệp hội doanh nghiệp Nhật Bản hoặc vợ/chồng/con, bố/mẹ (bao gồm cả bố/mẹ của vợ/chồng) của nhân viên đó
- Thời hạn hiệu lực: 1 năm, 3 năm, 5 năm hoặc 10 năm
- Thời gian lưu trú: 15 ngày, 30 ngày hoặc 90 ngày
*Lưu ý:
- Cụm từ “nhiều lần thương mại” có tính thuận tiện nhưng từ lần thứ 2 trở đi vào Nhật Bản, bạn có thể sử dụng visa này cho mục đích thăm bạn bè, người quen hoặc du lịch ngoài mục đích thương mại.
- Visa thương mại Nhật Bản có thời gian lưu trú từ 30 ngày đến dưới 90 ngày là loại visa mà nhiều người quan tâm. Mặc dù điều kiện xin khá khắt khe và tỷ lệ đậu không cao, nhưng vẫn có người xin thành công.
3. Điều kiện xin visa công tác Nhật Bản
Không phải tất cả các công dân nước ngoài muốn nhập cảnh vào Nhật Bản đều được cấp visa, mà phải đáp ứng các điều kiện sau đây:
- Người xin visa phải có hộ chiếu còn hiệu lực và đảm bảo quyền lợi, tư cách quay trở lại nước xuất phát hoặc quay lại nước đang cư trú.
- Hồ sơ nộp xin cấp visa phải đúng và chính xác.
- Hoạt động tại Nhật Bản của người xin visa hoặc liên quan đến người xin visa và thời hạn lưu trú phải phù hợp với tư cách và thời hạn lưu trú quy định trong Luật Quản lý xuất nhập cảnh và chấp nhận tị nạn.
- Người xin visa không vi phạm các quy định của Luật Quản lý xuất nhập cảnh.
4. Hồ sơ bạn cần chuẩn bị khi xin visa công tác Nhật Bản
Người có ý định xin visa hãy sắp xếp hồ sơ cơ bản theo thứ tự và nộp trực tiếp tại cửa sổ lãnh sự hoặc đại lý ủy thác được chỉ định (phí dịch vụ sẽ phát sinh riêng).
4.1 Hồ sơ xin visa công tác 1 lần
*Lưu ý:
- Trường hợp người xin visa chi trả kinh phí, trình nộp cả hồ sơ ở mục【1】và【2】
- Trường hợp phía mời bên Nhật chi trả kinh phí, trình nộp tất cả hồ sơ ở mục【1】,【2】và【3】
【1】 Tài liệu người xin visa chuẩn bị
- Hộ chiếu: Bản gốc
- Tờ khai xin visa (dán sẵn ảnh thẻ 4.5cm×3.5cm): 1 bản gốc
- Phần cuối tờ khai xin visa, người xin visa chính chủ phải ký giống với chữ ký trên hộ chiếu.
- Mặt sau ảnh phải ghi rõ họ tên.
- Hồ sơ không được tiếp nhận nếu có chỉnh sửa ảnh.
- Hồ sơ cần xử lý trên máy, không được ghim chấp nhận.
【2】 Tài liệu phía mời bên Nhật chuẩn bị
- Người mời hoặc người bảo lãnh chỉ giới hạn là công ty – cơ quan – tổ chức chính phủ tại Nhật.
- Giấy lý do mời: 1 bản gốc
- Trong phần mục đích nhập cảnh, không ghi chung chung “trao đổi ý kiến” mà ghi hoạt động cụ thể tại Nhật Bản.
- Trường hợp có từ 2 người trở lên xin visa cùng lúc, kèm theo danh sách người xin visa.
- Nếu trình nộp tài liệu như hợp đồng ký kết giữa công ty với nhau hoặc văn bản hội nghị, giấy tờ ghi nội dung giao dịch cũng được chấp nhận.
【3】 Tài liệu phía mời bên Nhật cần chuẩn bị thêm trong trường hợp chi trả kinh phí
- Giấy chứng nhận bảo lãnh: 1 bản gốc
- Chú ý nếu giấy chứng nhận bảo lãnh thiếu bất kỳ một mục nào đó sẽ không được chấp nhận.
- Tài liệu giải thích khái quát công ty, tổ chức bên Nhật: 1 trong các giấy tờ này (bản gốc)
- Bản sao đăng ký pháp nhân
- Giấy giới thiệu khái quát về công ty, tổ chức (nếu chưa đăng ký pháp nhân)
- Xác nhận đang công tác (trường hợp cá nhân giáo sư đại học mời)
- Trường hợp phía mời bên Nhật đã niêm yết sàn chứng khoán, có thể thay các giấy tờ nêu trên bằng bản copy báo cáo theo quý “shikiho”.
4.2 Hồ sơ xin visa công tác nhiều lần
Ngoài việc đáp ứng các điều kiện chung khi xin Multiple Visa Nhật Bản, bạn cần đáp ứng thêm một số điều kiện riêng. Chi tiết điều kiện này bạn có thể tham khảo như sau:
【1】 Hồ sơ xin visa công tác Nhật Bản theo điều kiện C
- Hộ chiếu: Bản gốc
- Giấy chứng nhận công tác của người xin visa: 1 bản gốc
- Bản giải trình lý do cần thiết xin cấp thị thực nhiều lần (mẫu tự do): 1 bản gốc
- Tài liệu chứng minh “thỏa mãn điều kiện”
【2】 Hồ sơ xin visa công tác Nhật Bản theo điều kiện D
- Hộ chiếu: Bản gốc
- Tờ khai xin visa (dán sẵn ảnh thẻ 4.5cm×4.5cm): 1 bản gốc
4.3 Lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ xin visa công tác Nhật Bản
- Hướng dẫn ở trang này chỉ là các giấy tờ cơ bản để trình nộp khi xin visa thương mại Nhật Bản.
- Hồ sơ thiếu, nội dung không điền đầy đủ sẽ không được tiếp nhận.
- Tùy từng trường hợp, có thể yêu cầu bổ sung giấy tờ hoặc phỏng vấn.
- Nếu Đại sứ quán yêu cầu nhưng không bổ sung giấy tờ hoặc không phỏng vấn, hồ sơ sẽ bị dừng xét duyệt.
- Có thể sẽ cần thời gian xét duyệt lâu hơn một vài tuần, hãy đảm bảo có đủ thời gian để nộp hồ sơ xin visa.
- Nếu cần trả lại bản gốc, phải nộp thêm bản photocopy.
- Trừ các giấy tờ đã ghi rõ thời hạn hiệu lực, tất cả các giấy tờ trong hồ sơ phải có từ ngày phát hành không quá 3 tháng.
- Hồ sơ đã nộp cho Đại sứ quán sẽ không được hoàn trả lại.
5. Địa chỉ nộp hồ sơ xin visa công tác Nhật Bản
Bạn có thể nộp hồ sơ tại Đại sứ quán và Tổng lãnh sự quán Nhật Bản tại Việt Nam hoặc nộp cho các Đại lý ủy thác như VFS Global và 14 đại lý du lịch.
Chi tiết địa chỉ, số điện thoại và thời gian làm việc của các địa điểm tiếp nhận hồ sơ xin visa công tác Nhật Bản bạn có thể tìm hiểu thêm.
*Lưu ý: Hồ sơ xin visa tại Đại sứ quán và Tổng lãnh sự quán không được nộp qua đường bưu điện, email, fax…
6. Lệ phí xin visa công tác Nhật Bản
Phí thị thực xin visa công tác Nhật Bản như sau:
| Loại thị thực | Lệ phí (VNĐ) |
|---|---|
| Thị thực lưu trú ngắn hạn (1 lần) | 770.000 |
| Thị thực lưu trú ngắn hạn (nhiều lần) | 1.540.000 |
| Thị thực lưu trú ngắn hạn (nhóm 5 người trở lên) | 3.850.000 |
Ngoài ra, bạn sẽ phải nộp thêm các khoản phí khác như:
- Phí dịch vụ cho đơn vị được ủy thác nếu bạn nộp hồ sơ qua các bên này: khoảng 200.000 VNĐ
- Phí dịch thuật hồ sơ công chứng (tiếng Anh/ tiếng Nhật): khoảng 115.000 VNĐ/trang (nếu cần)
Như vậy, tổng chi phí để xin visa công tác Nhật Bản sẽ dao động khoảng 2.000.000 VNĐ/người. Đây là mức chi phí khá “mềm” so với các quốc gia khác, khi xin visa tại Đại sứ quán/ Tổng lãnh sự quán, bạn chỉ phải nộp phí khi được cấp visa.
7. Thủ tục xin visa công tác Nhật Bản
Quy trình thủ tục xin visa thương mại Nhật Bản khá đơn giản, gồm 5 bước chính. Bạn sẽ mất thời gian, công sức và tiền bạc chủ yếu ở bước chuẩn bị hồ sơ và bước quyết định xem bạn có nhận được visa hay không.
Chi tiết về quy trình thủ tục và cách kiểm tra kết quả xin visa công tác Nhật Bản, bạn có thể tìm hiểu thêm.
8. Thời gian xét duyệt hồ sơ xin visa công tác Nhật Bản là bao lâu?
Cần tối thiểu 15 ngày làm việc để xét duyệt cấp visa cho những người đã nộp hồ sơ (trong trường hợp nộp qua Đại lý ủy thác sẽ cần tối thiểu 10 ngày làm việc).
Đại sứ quán không cấp visa sớm trừ khi có trường hợp nhân đạo.
*Lưu ý mới nhất: Do số lượng dự kiến nộp hồ sơ đông và số lượng hồ sơ có thể cấp visa bị hạn chế, nên cho đến khi có thông báo kết quả, không có quy định thời gian xét duyệt hồ sơ xin visa.
9. Dịch vụ hồ sơ xin visa công tác Nhật Bản
Là một người có đến Nhật Bản để thương lượng kinh doanh hoặc tham gia các hội nghị, khóa đào tạo kinh tế quan trọng, chắc chắn bạn sẽ cần dành nhiều thời gian để chuẩn bị cho các cuộc gặp gỡ, giao lưu của mình. Do đó, việc chọn một đơn vị cung cấp dịch vụ làm visa thương mại Nhật Bản uy tín trở nên hữu ích hơn bao giờ hết và giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức.
Visana, là một đơn vị làm visa, đã nhận được rất nhiều sự yêu mến và tin tưởng của khách hàng trong hơn 10 năm qua. Với tôn chỉ là một đơn vị làm visa uy tín, tận tâm và minh bạch, chúng tôi sẵn sàng tư vấn và giúp đỡ bạn trong quá trình hoàn thiện và nộp hồ sơ. Hãy liên hệ với Visana qua số điện thoại 1900.0284 hoặc điền form để được tư vấn miễn phí.
